En cumplimiento de las obligaciones legales, en especial de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la sociedad COMPLIANCE ASESORES S.A.S. (en adelante COMPLIANCE ASESORES) cuenta con una política de tratamiento de información personal que está disponible para los titulares. Además, COMPLIANCE ASESORES cuenta con un manual interno de procedimientos en el que se desarrolla la política y se explican claramente todos los parámetros y reglas que utiliza COMPLIANCE ASESORES para garantizar el correcto tratamiento de los datos personales, en especial, el procedimiento que utiliza COMPLIANCE ASESORES para atender las quejas, consultas y reclamos presentados por los titulares de la información en ejercicio de su derecho de habeas data. La presente política de tratamiento de información personal está dispuesta para el conocimiento de los titulares. Para ello, COMPLIANCE ASESORES, como responsable de los datos, utiliza documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular de la información.

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos y criterios para el tratamiento de los datos personales recolectados por la sociedad COMPLIANCE ASESORES S.A.S. (en adelante COMPLIANCE ASESORES).

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, verificación, corrección y supresión de los datos personales tratados por la sociedad COMPLIANCE ASESORES, identificada con el NIT 901.414.531 – 2 y con domicilio en la en la Carrera 52 No 132 – 40 en la ciudad de Barranquilla, Colombia, con el fin de cumplir la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial a la Ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios, así como las normas constitucionales para garantizar los derechos fundamentales al buen nombre y a la intimidad.

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2. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de COMPLIANCE ASESORES, proveedores, empleados y demás personas naturales vinculadas o relacionadas con la COMPLIANCE ASESORES, como proveedor para el intercambio de activos virtuales en Colombia, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

La presente política se desarrolla a través del manual interno de procedimientos sobre el tratamiento de datos personales de COMPLIANCE ASESORES, el cual define las actividades específicas para el tratamiento de la información de cada una de las bases de datos, empleados, usuarios, aliados de negocio, proveedores, visitantes y demás personas relacionadas con COMPLIANCE ASESORES y periodo de vigencia de estas.

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3. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para COMPLIANCE ASESORES como responsable del tratamiento de los datos personales.

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4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

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En el desarrollo de la presente política COMPLIANCE ASESORES aplica, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo desarrollen; b) Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular de la información; c) Principio de libertad: El tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento de datos personales sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular de la información y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados en la ley; g) Principio de seguridad: La información
sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

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5. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

El responsable y encargado del tratamiento de datos personales es la sociedad COMPLIANCE ASESORES S.A.S., legalmente constituida en Colombia, identificada con el NIT
901.414.531 – 2 y con domicilio principal en Carrera 52 No 132 – 40 en la ciudad de Barranquilla, Colombia. Correo electrónico protecciondedatos@compliance-asesores.com y teléfono 3138535110. Lo anterior, toda vez que COMPLIANCE ASESORES recauda la información y toma las decisiones sobre el tratamiento de los datos personales.

 

6. AUTORIZACIÓN PREVIA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el tratamiento de los datos personales de los titulares, COMPLIANCE ASESORES S.A.S. dispone de diferentes medios para obtener su autorización de manera previa expresa e informada, ya sea verbal, escrita o mediante conductas inequívocas. Dicha autorización se solicita al titular, a más tardar, en el momento de la recolección de sus datos personales. Además, COMPLIANCE ASESORES conservará el soporte de la autorización obtenida conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes.

Está prohibido realizar -por parte de COMPLIANCE ASESORES, sus dependencias, áreas, contratistas y demás colaboradores que tengan acceso a la información- tratamiento alguno de los datos personales de los titulares sin contar con su autorización, salvo en los casos establecidos en los artículos 2 y 10 de la ley 1581 de 2012, así:

El artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes excepciones al régimen de protección de datos personales:

a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las
bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la ley.
b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control, del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

En el mismo sentido, el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 establece los siguientes casos en los que no se requiere la autorización del titular:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realiza la sociedad COMPLIANCE ASESORES con la información personal, según el tipo de base de datos que se trate, es la de recolectar, almacenar, tratar, usar, custodiar, archivar, recopilar, consultar, analizar, verificar, reportar, suministrar, suprimir, compartir, transmitir y transferir para:

◻ Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de COMPLIANCE ASESORES en lo que tiene que ver con el intercambio de activos virtuales, así como las demás relacionadas con la celebración del contrato celebrado con el titular de la información.

◻ Realizar invitaciones a eventos comerciales y ofrecer nuevos productos y servicios de COMPLIANCE ASESORES.

◻ Gestionar todo tipo de trámites, en especial solicitudes, quejas y reclamos.

◻ Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por COMPLIANCE ASESORES.

◻ Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual COMPLIANCE ASESORES tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de estas.

◻ Contactar al titular de la información a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual con COMPLIANCE ASESORES.

◻ Contactar al titular de la información a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio de COMPLIANCE ASESORES.
 

◻ Contactar al titular de la información a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta, facturas o cualquier otra información en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado con COMPLIANCE ASESORES.

◻ Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por COMPLIANCE ASESORES con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de colaboradores de COMPLIANCE ASESORES).

◻ Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales de COMPLIANCE ASESORES para el titular y sus beneficiarios tales como hijos, cónyuge, compañero permanente, etc. (en caso de que se trate de colaboradores de la COMPLIANCE ASESORES.

◻ Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales COMPLIANCE ASESORES haya suscrito o suscribiere un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual, siempre y cuando el país o tercero deba cumplir con normas relativas al tratamiento de datos personales.

◻ Suministrar la información a terceros con los cuales COMPLIANCE ASESORES tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
 

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Un dato sensible es aquel que afecta la intimidad del titular de la información y puede dar lugar a que sea discriminado, como aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Los datos sensibles recolectados por COMPLIANCE ASESORES son tratados con las siguientes finalidades según el tipo de base de datos que se trate:

◻ Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de COMPLIANCE ASESORES en lo que tiene que ver con el intercambio de activos virtuales, así como las demás relacionadas con la celebración del contrato celebrado con el titular de la información.

◻ Realizar invitaciones a eventos comerciales y ofrecer nuevos productos y servicios de COMPLIANCE ASESORES.

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◻ Gestionar todo tipo de trámites, en especial solicitudes, quejas y reclamos.
 

◻ Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por COMPLIANCE ASESORES.

◻ Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual COMPLIANCE ASESORES tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de estas.

◻ Contactar al titular de la información a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual con COMPLIANCE ASESORES.

◻ Contactar al titular de la información a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio de COMPLIANCE ASESORES.

◻ Contactar al titular de la información a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta, facturas o cualquier otra información en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado con COMPLIANCE ASESORES.

◻ Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por COMPLIANCE ASESORES con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de colaboradores de la COMPLIANCE ASESORES)

◻ Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales de COMPLIANCE ASESORES para el titular y sus beneficiarios tales como hijos, cónyuge, compañero permanente, etc. (en caso de que se trate de colaboradores de la COMPLIANCE ASESORES)

◻ Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales COMPLIANCE ASESORES haya suscrito o suscribiere un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual, siempre y cuando el país o tercero deba cumplir con normas relativas al tratamiento de datos personales.

◻ Suministrar la información a terceros con los cuales COMPLIANCE ASESORES tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

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9. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

COMPLIANCE ASESORES dispone de medidas de seguridad para brindar una protección reforzada a los datos de menores de edad recolectados de manera que se asegure el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

En todo caso se solicitará autorización previa, expresa e informada al titular, tutor o representante del menor de edad antes de iniciar la recolección de datos

personales. El titular no está obligado a suministrar o autorizar dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, o el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, casos de urgencia médica o sanitaria.

COMPLIANCE ASESORES realiza el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y menores de edad con el fin de garantizar sus derechos; ofrecer servicios administrativos o culturales que ofrezca la empresa; actividades que impliquen la toma de fotografías o videos para su difusión; afiliación al sistema de seguridad social o entidades públicas similares; y, en general, actividades de bienestar laboral como hijos menores y adolescentes de los colaboradores o de cualquier otra persona relacionada con la empresa. Dicho tratamiento se realiza siempre y cuando: a) la finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes; b) el tratamiento realizado por COMPLIANCE ASESORES asegura el respeto de sus derechos fundamentales; c) se respete el derecho que le asiste al menor de ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el tratamiento del dato; d) se cumpla con los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.

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10. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:

1) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento por parte de COMPLIANCE ASESORES.

2) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

3) Solicitar prueba de la autorización otorgada a COMPLIANCE ASESORES.

4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, luego de que COMPLIANCE ASESORES no haya cumplido los términos establecidos en la ley para atender las solicitudes del titular.

5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de cualquier dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

6) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Así mismo, las respuestas sobre datos sensibles o sobre niñas y niños y adolescentes son de carácter facultativo.

 

11. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El Oficial de Protección de Datos Personales y su equipo de apoyo es el encargado de la atención de consultas y reclamos, así como la dependencia responsable de dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Para tal fin, los titulares de la información pueden ejercer sus derechos a través de los siguientes canales o medios dispuestos por COMPLIANCE ASESORES S.A.S. para la atención al público:

Al teléfono 3138535110, por medio del correo electrónico

protecciondedatos@complianceasesores.com y la oficina ubicada en la Carrera 52 No 132 – 40 de Barranquilla, Colombia, en horario de 8 a.m. a 5:00 p.m.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COMPLIANCE ASESORES adopta las medidas de seguridad necesarias y apropiadas para proteger la información personal de los titulares.

En cumplimiento del principio de seguridad, la información sujeta a tratamiento por parte de COMPLIANCE ASESORES, como responsable y encargado del tratamiento, se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De esta forma, COMPLIANCE ASESORES como responsable y/o encargado del tratamiento toma las medidas acordes con el sistema de información correspondiente -entre ellas la protección de acceso con contraseñas; diferentes roles según el nivel de autoridad; complejidad y vigencia de contraseñas para usuarios; software de cifrado de datos, etc.- y establece controles de seguridad, de acuerdo con el tipo de base de datos que se trate, que permita garantizar los estándares de protección consagrados en la ley.

 

13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas legales vigentes sobre protección de datos personales, COMPLIANCE ASESORES, como responsable del tratamiento, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: